“Je betaalt voor software om werk uit handen te nemen, maar hoeveel werk is er daardoor bijgekomen?”

Heeft jouw bedrijf al die SaaS nog nodig?

Hoeveel software abonnementen en licenties heeft jouw bedrijf? En welk deel daarvan gebruik je daadwerkelijk? En hoeveel werk doe je nog buiten die systemen, omdat jouw proces nét niet in het pakket past? Nu AI de manier van ontwikkelen verandert, is het - wat mij betreft - niet zo gek om die vragen opnieuw te stellen.

Ik programmeer tegenwoordig regelmatig vanaf mijn telefoon. Dan zit ik in een café, spreek ik in wat er moet gebeuren en zet ik een AI-agent aan het werk. Een halfuur later kijk ik wat het resultaat is. Soms pak ik daarna mijn laptop erbij om verder te gaan. Wat ik er vooral interessant aan vind - naast de tijd die het mij bespaart - is wat het betekent voor de bedrijven waarvoor ik bouw. Als het minder tijd kost om software te ontwikkelen en aan te passen, worden oplossingen haalbaar die je eerder misschien niet eens zou overwegen.

Wat je software werkelijk kost

Neem een bedrijf dat een uitgebreid softwarepakket gebruikt. Er zit van alles in, maar medewerkers hebben in de praktijk maar een deel van die functies nodig. Toch betaal je iedere maand voor iedere gebruiker. En zodra je iets wilt dat nét anders werkt, blijkt dat uitgebreide pakket ineens verrassend beperkt. Je vraagt de leverancier of het aangepast kan worden. Die begrijpt je verzoek best, maar heeft ook nog honderd andere klanten. Dus komt het op een lijst. ‘Misschien doen we er op termijn wat mee’, is dan vaak het antwoord.

Ondertussen gaat het werk natuurlijk gewoon door. Dan maar een extra spreadsheet. Gegevens nog een keer invoeren. Of een collega die precies weet welke tussenstap nodig is om iets voor elkaar te krijgen. Dat zijn óók kosten. Alleen staan ze niet op de factuur van je softwareleverancier. Ik denk dat bedrijven de komende tijd kritischer moeten kijken naar die combinatie. Wat betaal ik aan licenties? Wat krijg ik daarvoor? En hoeveel tijd zijn mijn mensen kwijt om ons werk passend te maken voor het systeem?

Je eigen werkwijze als vertrekpunt

Een abonnement is op zichzelf natuurlijk geen slechte keuze. Je kunt snel beginnen, de leverancier onderhoudt het product en voor veel werkzaamheden is een bestaande oplossing gewoon prima. Je hoeft echt niet je eigen boekhoudpakket te bouwen omdat het technisch mogelijk wordt.

Maar er zijn ook processen die heel specifiek zijn voor jouw bedrijf. De manier waarop een aanvraag binnenkomt, een offerte wordt samengesteld of een opdracht langs verschillende medewerkers gaat. Juist daar kan software die precies aansluit veel verschil maken. Maatwerk was voor dat soort vraagstukken vaak een dure optie. Dus koos je een pakket dat ongeveer deed wat je nodig had. De rest loste je zelf wel op.

Door AI verandert die afweging. Onderzoek, programmeren en aanpassingen uitwerken kunnen sneller. Daarmee is niet ieder project ineens eenvoudig, maar het wordt wel interessanter om te onderzoeken of een gerichte eigen oplossing haalbaar is. Daar zit voor mij in ieder geval een belangrijk voordeel: je hebt meer invloed op wat er gebeurt. Als jouw werkwijze verandert, kun je de software mee laten veranderen. Je hoeft niet eerst te wachten tot genoeg andere klanten hetzelfde probleem hebben.

Kijk naar Tesla. Daar is software zo verweven met de auto dat functies ook na de aankoop kunnen worden aangepast en verbeterd. En dat is nou precies het punt wat ik probeer te maken. Want wat als je software kunt laten meegroeien met de manier waarop jij wilt werken? Ook bij een klantportaal of een planningssysteem maakt het uit of je zelf een verbetering kunt laten doorvoeren, of moet wachten op de softwareleverancier tot jouw verzoek belangrijk genoeg is (lees: voor hun klanten).

Dat betekent overigens niet dat een eerste werkende versie meteen een verstandige vervanging is voor een bestaand pakket. Je abonnement opzeggen is makkelijk. Zorgen dat alle gegevens goed overgaan en medewerkers prettig kunnen doorwerken, vraagt meer aandacht. En daarna ben je niet klaar. Je eigen software moet onderhouden worden. Koppelingen kunnen veranderen. Er moet iemand zijn die een probleem oplost. Die verantwoordelijkheid hoort bij de vrijheid om het zelf te bepalen.

Begin waar je medewerkers omwegen maken

Vergelijk daarom ook eerlijk en vooral ook realistisch. Zet niet alleen een jaar aan abonnementskosten tegenover de prijs van een eerste versie. Kijk naar het gebruik en onderhoud over meerdere jaren. Hoeveel mensen werken ermee? Hoe vaak verandert het proces? Wat gebeurt er als het systeem een dag niet beschikbaar is?

Soms blijkt het bestaande pakket dan gewoon de beste keuze. Soms hoef je alleen een kleine (eigen) toepassing ernaast te bouwen. En soms betaal je al jaren voor een oplossing die eigenlijk steeds minder goed bij je bedrijf past.

Mijn advies zou zijn om eens één proces uit te kiezen waar medewerkers voortdurend omwegen maken. Vraag ze waar dat gebeurt en waarom. Wat houden ze nog apart bij? Welke informatie typen ze over? Op welke aanpassing wachten ze al een jaar? Daar vind je in de meeste gevallen een concreet vertrekpunt. Vervolgens kun je onderzoeken of een andere inrichting, een koppeling of eigen software het werk makkelijker maakt.

Dat ik vanuit een café een agent aan het werk kan zetten, is voor mijn klanten uiteindelijk niet zo belangrijk. Dat we daardoor een oplossing kunnen onderzoeken die eerder buiten bereik lag, is dat wel.

Misschien was het een paar jaar geleden logisch om je werkwijze aan te passen aan het pakket dat je kon betalen. Maar het is de moeite waard om opnieuw te kijken. Past die keuze nog bij je bedrijf, of werkt iedereen inmiddels om de software heen?

Ik help je er graag bij! Laat je me ff weten? :)